Складання та оформлення організаційно-розпорядчих документів

        Організаційно-розпорядча документація за функціональною ознакою поділяється на такі групи (рис. 1.1):

Рис. 1.1 Групи організаційно-розпорядчої документації

1. Організаційна документація (положення, статути, інструкції, правила, протоколи), за допомогою якої визначається статус підприємства, структурних ланок і порядок їх роботи.

2.Розпорядча документація (постанови, розпорядження, рішення, накази з основної діяльності, вказівки), що характеризує адміністративну діяльність підприємства.

3.Довідково-інформаційна документація (листи, телеграми, доповідні записки, довідки, огляди, зведення та ін.).

4.Обліково-фінансова документація (інвентаризаційні акти, акт на проведення переоцінки і т. д.) [ 5 ].

     Розглянемо деякі з перерахованих видів документів, що найбільш часто застосовуються в роботі HR-менеджера.

 Положення — це правовий акт, що визначає порядок ство­рення, права, обов'язки й організацію роботи підприємств, ор­ганізацій, установ, фірм, їх структурних підрозділів, а також підпорядкованих їм підприємств, організацій, установ,фірм.       Положення належать до організаційних документів.     Виділяють положення таких видів: про установи, структурні підрозділи  (комісії, групи, неформальні підрозділи, громадські організації та ін.), окремі посадові особи і про проведення різнихзаходів.

   Текст положення про підрозділ включає такі розділи:

     1. Загальні положення.

     2. Основні задачі.

     3. Функції.

     4. Права та обов'язки.

     5. Відповідальність.

     6. Взаємини з іншими підрозділами.

Положення є типові й індивідуальні. Типові положення розробляють вищі органи для системи підприємств, ор­ганізацій, установ, фірм, а індивідуальні створюються за вказівкою керівництва на підставі типових положень безпосе­редньо на підприємствах, в установах, організаціях, фірмах. Проект положення підписує керівник структурного підрозділу, а затверджує керівник вищого рангу, якому безпосередньо підпорядковується даний підрозділ. На другому екземплярі у разі потреби оформляють реквізити узгодження і відмітку про виконавця.

  Положення про підприємство затверджується розпоряд­ницьким документом вищого органу. Положення набуває сили з дня його затвердження (або да­ти, зазначеної в розпорядницькому документі, яким затверд­жені положення).  Положення оформляють на загальних або спеціальних бланках формату А4.Якщо положення не виходить за межі підприємства, то його можна оформляти на чистих аркушах паперу із заповненням таких реквізитів: назва структурного підрозділу (в разі потреби), гриф затвердження, назва виду документа (положення), дата, індекс, заголовок, коди, текст, візи, грифи погодження. Заголовок до тексту може поєднуватися з назвою виду до­кумента, наприклад: "Положення про психологічну службу сис­теми освіти України", "Положення про Міністерство фінансів України".

 Текст положення, як правило, поділяють на розділи, кож­ний з яких може мати підрозділи, пункти, підпункти, які нуме­рують арабськими цифрами.
  Іноді в тексті відзначають лише пункти [ 1, c. 48 - 49].

      На рис.1.2 розглянемо приклад положення.

Рис.1.2 Приклад положення