Довідка — це документ, що підтверджує які-небудь факти або події.

      Довідки бувають двох видів:

    1) що підтверджують події у виробничій діяльності підприємства;

     2) що підтверджують юридичні факти (місце роботи ; займана посада ).

  Довідки першого виду складаються за вказівкою вищестоящої організації або керівника. Вони містять інформацію про виконання завдань, доручень і представляються в зазначений термін. У довідці фіксуються дані за визначений період. Заголовок до тексту довідки будується за схемою: «про що?» і включає вказівку періоду, до якого належать викладені в довідці дані, Довідки, складені для керівника підприємства (підрозділу) підписує укладач; довідки, складені за вказівкою вищестоящої організації, підписує керівник підприємства. Довідки фінансового характеру підписує головний бухгалтер підприємства.  
  Датою довідки є дата її підписання.

        Довідки другого виду видаються за запитом зацікавлених осіб або установ. Як правило, при їхньому складанні застосовують уніфіковані бланки. Текст такої довідки починається з вказівки прізвища, ім'я і по батькові (у називному відмінку) особи, про яку подають відомості. Наприкінці довідки наводиться назва організації, куди вона направляється. Текст завіряється підписом і печаткою.

        Доповідна записка — документ, адресований керівникові даної чи вищої установи з інформацією про ситуацію, що скла­лася, про наявні факти, явища, виконану роботу з висновками та пропозиціями автора.

Групи доповідних записок:

ü звітні;

ü інформаційні;

ü ініціативні.

Текст доповідних записок пишеться від руки або дру­кується на машинці, комп'ютері.
                                          Реквізити:

Ø назва адресата (посада, прізвище, ініціали керівника, якому подається записка) (верхній правий кут);

Ø назва автора документа (зліва);

Ø заголовок, який розкриває її зміст;

Ø текст: у 1-й частині викладаються факти та події, що ста­ли причиною до написання доповідної записки; у 2-й частині — висновки та пропозиції з конкретними діями, які, на думку доповідача, необхідно здійснити у зв'язку з викладеними фактами;

Ø перелік додатків;

Ø підпис автора;

Ø дата складання.

Внутрішню доповідну записку підписує той, хто її складає. Зовнішню оформлюють на загальному бланку установи з підписом керівника.
        Службова записка — документ, адресований фахівцеві чи керівнику одного ієрархічного рівня з автором записки даної установи з інформацією про ситуацію, що склалася, про наявні факти, явища, які становлять спільний інтерес (а також про виконану роботу), з висновками та пропозиціями автора.
        Пояснювальна записка. Під цією назвою існує два види документів. Пояснювальна записка може бути поясненням або доповненням до якогось основного документа (звіту, про­екту та ін.). В ній подається опис роботи, без розрахункових даних. Пояснювальною запискою зветься також документ осо­бистого характеру, в якому пояснюються певні дії або вчинки службової особи (найчастіше порушення дисципліни, невико­нання роботи та ін.). Таку пояснювальну записку пише працівник на вимогу адміністрації.
        Пояснювальна записка з'ясовує зміст певних положень основного документа (плану, звіту, проекту тощо) або пояс­нює причини певного факту, вчинку, події. Реквізити такі самі, що й у доповідній записці [ 4, c. 90 - 91 ].

Рис.1.5 Приклад доповідної записки 

Рис.1.6 Приклад пояснювальної записки