Наказ є розпорядчим документом, який найчастіше використовується у практиці управління.

    Наказом називається розпорядчий документ, що видається керівником підприємства чи установи на правах єдиноначальності і в межах своєї компенсації.

         Наказ видають для вирішення основних і оперативних питань. При виданні наказів потрібно дотримуватися низки вимог і правил, щоб документ забезпечував його юридичну повноцінність.

Спочатку потрібно укласти проект наказу, погодити його з усіма зацікавленими особами (чи організаціями).

          Накази видає керівник з усіх питань, що входять до його компетенції. У тексті наказу вказують терміни його дії. Скасувати наказ може лише вповноважена особа чи інстанція.

          Усі накази здебільшого поділяють на дві групи:

        1)  накази про особовий склад,

        2)  накази із загальних питань.

           Накази про особовий склад оформляють призначення, переміщення, звільнення працівників, відрядження, відпустки, різні заохочення, нагороди, стягнення тощо.

          Накази із загальних питань (їх називають ще наказами з питань основної діяльності) поділяють на:

          а)  ініціативні накази ( вони видаються з метою оперативного

впливу на процеси, що виникають усередині організації (підприєм-

ства);

         б)  накази на виконання розпоряджень вищих органів (вони вида-

ються при створенні, реорганізації або ліквідації структурних під-

розділів, при затвердженні положень про структурні підрозділи, при

підсумуванні діяльності установ, затвердженні планів тощо).

Реквізити наказу:

•          назва організації, (підприємства);

•          назва виду документа (наказ);

•          дата;

•          місце видання;

•          номер заголовка до тексту;

•          текст;

•          підпис керівника;

•          види погодження.

Текст наказу має містити констатаційну і розпорядчу частини.

У констатаційній частині:

•          вказується причина видання наказу (це вступ);

•          далі переказуються основні факти (це доведення);

•          викладено мету видання наказу (це висновок).

      Якщо наказ видається на виконання розпорядчого документа вищої установи, то в констатаційній частині потрібно вказати назву, номер, дату і заголовок до тексту розпорядчого документа. Інколи потрібно передати зміст розділу документа вищої інстанції (цей розділ був підставою для видання наказу).

     Констатаційна частина є не у всіх наказах. Її може не бути:

      а)  якщо запропоновані до виконання дії не потребують ніяких

роз’яснень;

      б)  якщо це накази із різнопланових питань (текст наказу склада-

ється із параграфів).

   Розпорядча частина наказу починається словом “Наказую”. Ця частина складається із пунктів, у кожному з яких мають бути зазначені дія, термін виконання, хто відповідає за виконання.

    В останньому пункті має бути зазначено осіб, яким доручено контроль за виконанням даного наказу, наприклад: “Контроль за виконанням наказу покласти на … ”

      Вимоги до тексту наказу:

  1) Текст розпорядчої частини повинен мати наказову форму викладу, наприклад: “Провести ..., “Зарахувати..., “Відновити..., “Призначити..., “Оголосити подяку...”

   2)  У кінці кожного пункту наказу щодо особового складу зазначається підстава для його складання (доповідна записка, заява тощо).

    3)   Якщо в одному пункті наказу потрібно перерахувати кілька осіб, то їхні прізвища слід записати в алфавітному порядку.

   4)   У наказах переведення і звільнення потрібно вказати вид звільнення на іншу роботу; мотивування і дату (звільнення, переведення).

    5)   У наказах про надання відпустки потрібно зазначити:

      •  яка відпустка надається (додаткова, профспілкова, за сімейними обставинами тощо);

      •    на яку кількість робочих днів;

      •    термін (з якого і по яке число, місяць);

      •    за який період надано відпустку.

    6)  У тексті наказу про прийняття на роботу потрібно вказувати:

             •   на яку посаду призначено;

             •   з якого числа, місяця, року;

             •  до якого структурного підрозділу даної установи (організації);

         •   на вид прийняття на роботу (за сумісництвом..., призначити на постійну ...., на тимчасову...);

              •    на умови прийняття (зі скороченим робочим днем,....) [ 2, с.96 ].

Рис.1.4 Приклад наказу